Le CNOSF parle régulièrement de crise des vocations et de nombreuses associations sont contraintes d’arrêter leur activité non par manque d’adhérents mais par manque d’encadrement et de responsables bénévoles. Triste réalité : sans président, secrétaire ou trésorier, une association s’arrête.

Heureusement, pour votre association, tout est au vert. Vous voilà !

La prise de poste d’un président d’association

La plupart du temps, vous avez été élu après le départ volontaire de votre prédécesseur qui a choisi de ne pas se représenter ou a démissionné librement en cours de mandat. Ce cas fréquent se passe sans conflits et la transmission est souvent efficace.

Vous pourrez vous permettre de vous approprier les outils, les process et les projets en cours sans rupture et l’association n’a pas besoin d’actions nouvelles immédiates de votre part pour continuer à fonctionner.

Au contraire, dans le cas plus soudain d’un départ subi ou suite à un conflit, votre arrivée va être différente. Vous n’avez pas forcément connaissance ni accès à toutes les données et votre première mission va être de sécuriser le fonctionnement nominal de l’association avec le secrétaire, le trésorier et les autres membres actifs.

Si ces postes n’ont pas été également chamboulé, tout devrait bien se passer mais votre priorité est bien là.

Le cas moins fréquent d’un changement total d’équipe va nécessiter un vrai plan d’action. Normalement, cette situation ne s’est pas produite par hasard et vous avez déjà prévu votre plan avant votre élection. Dans les grandes lignes :

Si ce cas de figure vous stresse, rappelez vous qu’il est fréquent dans de nombreuses situations professionnelles : licenciement d’un directeur et nomination sur un coin de table d’un remplaçant, mandat électif comme maire où la transition est souvent courte et où la totalité des équipes changent parfois, et que dire d’un président de la république qui ne voit son prédécesseur que quelques minutes pour la transmission des codes nucléaires. Ouf, pas de code nucléaire dans votre association. C’est bon.

Dans certains cas, il est souhaitable que vous preniez votre poste sans contact avec le prédécesseur. Si un conflit a provoqué un départ soudain, vous avez maintenant le champs libre pour le résoudre. La pleine légitimité de votre élection récente vous donne beaucoup de leviers pour le résoudre au plus tôt.

La posture

On peut rapidement faire le parallèle entre des fonctions professionnelles managériales et le poste de président d’association. Hiérarchie, arbitrage final, management d’équipe, gestion de projet, gestion administrative.

Il y a de nombreux leviers communs et des responsabilités comparables.

Il y a aussi de profondes différences.

Les membres d’une association et encore plus les bénévoles impliqués sont là par choix, pour leur loisir et n’ont pas à justifier de compétences ou de diplômes pour être ici.

Le management qui en découle ne peut du coup que s’appuyer la communication pour obtenir l’adhésion de tous ou pour expliquer à un membre qu’il n’est pas le mieux placé pour mener tel projet.

C’est important en entreprise, c’est essentiel dans une association.

Mais comment communiquer ?

Entre des étudiants, des pères et mères de famille, des retraités, des actifs débordés professionnellement, très difficile de trouver des outils qui permettront de faire échanger tout le monde. Slack ? mails ? réunions ? téléphone, SMS ? réseaux sociaux ?

La réponse est complexe et multiforme et nous ferons un article complet à ce sujet. En 2 mots, vous aurez besoin de vous assurer que la transmission de l’information est réelle même si elle va vous paraître inefficace selon des critères professionnels (redondante, multi-canaux).

Comprendre son association

Le bureau de l’association que je préside est composée de membres historiques. Certains en sont membres depuis 45 ans. Autant dire que certains usages sont ancrés, bien connus de tous et tellement habituels que cela va sans le dire.

Oui mais quand comme moi, on rejoint le bureau directement en tant que président, sans avoir vécu au préalable le fonctionnement du bureau, rien ne va sans le dire !

Alors j’ai observé et j’ai fait ce qui n’avait pas été fait depuis longtemps, j’ai noté.

J’ai utilisé un outil connu de gestion de projet, j’ai fait un RACI sur un bon vieux tableur Excel.

Pour chaque action, j’ai noté qui contribuait (R), qui était responsable (A), à qui on demandait un avis (C), et qui on informait (I) et à chaque fois que cela me semblait flou ou illogique, je proposais de répartir différemment.

Tout naturellement, un document riche s’est constitué, sans avoir nécessité de grande réunion ni de temps passé, que j’ai progressivement organisé en rubriques et qui sera la base de la transmission de mon rôle de président quand un autre que moi sera élu. Ce document fait 150 lignes maintenant regroupées en 11 catégories.

Mener des projets

Maintenant que vous êtes présidents, vous avez envie de lancer tous les projets que vous aviez dans la tête depuis des mois et que vos prédécesseurs ne faisaient pas. C’est parti !!!

Attendez.

Etes-vous certains que vous aurez la disponibilité pour les mener ?

Et les autres membres du bureau ?

Lors de cette prise de poste, la priorité est la continuité de l’activité et la transmission efficace des procédures de gestion.

Une fois sécurisée, vous allez pouvoir lancer ce qui vous tient à cœur.

Seul on va plus vite, ensemble, on va plus loin.

Organiser des commissions pour les éléments de gestion essentiels du club, nommer des responsables autonomes pour les projets sont des leviers très efficaces pour fédérer, faire avancer et motiver l’association. Vous lui assurerez de pouvoir développer des projets sans votre implication.

Faire émerger des talents

Le vice-président de notre association a 21 ans et est un leader de l’équipe première.

La responsable des équipes compétition, 20 ans et est la meilleure joueuse du club.

Les secrétaires et trésorièr(e)s ont plus de 50 ans et sont au bureau depuis 30 ans et ne jouent pas ou plus.

Il y a des postes qui nécessitent de l’expérience et qui sont peu attractifs pour des jeunes très actifs en tant que membres de l’association. Au contraire, ces postes sont intéressants pour des parents ou des membres qui ne jouent plus (dans le cadre d’une association sportive) et qui vont pouvoir participer différemment à l’association.

Une mission essentielle de votre poste, et le plus rapidement possible, est de mobiliser des jeunes dans l’encadrement du club. Les enjeux sont multiples, renouveler les idées, assurer une relève à d’anciens membres qui ont beaucoup donné, préparer une relève à long terme et les fidéliser.

Ce dernier point est souvent sous-estimé. Un membre de l’association temporairement moins actif sera moins enclin à ne pas renouveler son adhésion s‘il est membre actif du bureau ou porteur d’un projet.

Intégrer un professionnel salarié

De plus en plus d’associations décident de confier le cœur de l’animation sportive (ou culturelle) à un professionnel diplômé compétent (salarié ou non).

Si ce n’est pas votre cas, je vous invite à envisager cette solution rapidement. Le frein principal est le coût que cela représente mais nous allons développer dans un prochain article les leviers principaux pour résoudre l’équation.

Quels sont les bénéfices d’un emploi salarié :

Les exigences que cela impose :

Une alternative couramment employée est de faire intervenir des éducateurs ou professionnels indépendants. La nature de la relation change d’une relation salariée à une relation client/fournisseur.

A vous de juger la pertinence d’un modèle ou de l’autre, un emploi ancre votre association dans le temps et permet de lui confier des missions autres telle que la gestion administrative ou le financement de l’association.

Financer son association durablement

Dans une entreprise, on dépense de l’argent pour en gagner.

Dans une gestion de budget familial, on gagne de l’argent pour pouvoir en dépenser.

Mais dans une association ?

Dans le cadre professionnel, investir, calculer un R.O.I. et dépenser de l’argent pour gagner du temps sont des réflexes habituels. Chaque heure perdue a un coût, souvent important.

Dans le cadre associatif, l’échelle est tout autre. Il est souvent bien plus simple de gérer un budget en millions d’euros plutôt qu’en milliers d’euros annuels. Chaque euro compte. Par contre, miracle ! Le temps est gratuit !!!! Vive les bénévoles !! Gratuit oui, infini non … mais alors pas du tout.

En entreprise, un problème apparaît, vous décidez de mobiliser les équipes dessus, vous avez tous les leviers pour leur libérer le temps nécessaire. Cela a un coût, certes, mais vous pouvez le décider.

Dans le cadre associatif, un problème apparaît. Si vous voulez mobiliser les bénévoles, il va falloir les convaincre de se libérer du temps personnel pour résoudre ce problème ou mener le projet. Cela est gratuit, certes, mais vous ne pouvez pas l’imposer. Il va falloir convaincre.

Financer son association est une mission qui est souvent confiée à plusieurs personnes dans une association et si ce n’est pas le cas chez vous, je vous invite à l’envisager. Les leviers de financement sont multiples et feront l’objet d’un prochain article.

En « teaser », on peut citer :

Il y a un autre levier assez largement sous-exploité également qui est de faire des économies sur certains postes, notamment en utilisant les compétences bénévoles dans votre association ou en dehors. Des leviers importants sont à creuser, on en parlera dans l’article qui permettent à moindre coût de professionnaliser des pans entiers de l’association.

Crise de bénévolat ?

« Il n’y a pas assez de bénévoles. » « Les gens ne participent pas dans notre association » « les gens ne viennent pas aider » « les gens sont consommateurs, ils ne veulent pas contribuer ».

Vous êtes-vous posé la question de pourquoi ? Puisque vous devenez président de l’association, vous avez tout loisir de poser des questions et de chercher les réponses.

Dans l’univers professionnel, j’ai toujours considéré que c’était le manager qui était le principal responsable du manque de motivation de ses équipes. Beaucoup de managers considèrent pourtant à tort à mes yeux que c’est au salarié de « se motiver ».

Je fais le parallèle avec l’univers associatif.

Vous manquez de bénévoles ? Pour quel sujet ? Pour administrer le club ? Quel projet écrivez vous ? Quelle ambition voulez-vous partager ? Quelle énergie dégagez vous ? Qu’ont-ils à gagner à affecter leur temps à votre association ?

Les gens sont sur-sollicités de toute part entre leur vie de famille, vie professionnelle, amicale, les enfants qui sont inscrits dans 2 associations chacun sans compter les écoles … Par contre, ils sont toujours à jour des dernières séries Netflix et passent un temps considérable sur les réseaux sociaux à regarder des futilités (comme cet article 😉, non là c’est utile).

Contre les idées reçues, Recherches & Solidarités montre que ce sont la tranche 15/34 ans est la seule tranche d’âge dont l’engagement associatif grandit.

Du temps, vos membres en ont. Les journées font 24h pour tout le monde.

La vraie question est « Comment les convaincre de venir consacrer leur temps à votre association plutôt qu’à d’autres activités ? »

Le sujet est tellement intéressant qu’il méritera un article.

Ecouter, sonder, recueillir

Recevoir une remarque négative d’un client (ici un membre de l’association) est souvent difficile. On le prend personnellement , la remise en cause est difficile et puis … s’il n’est pas content, il n’a qu’à le prendre le poste de président, c’est vrai ça ! Cadeau !

Non, je crois que c’est une énorme bêtise que de penser cela.

La remarque d’un adhérent insatisfait est une bénédiction. Il porte la parole de plusieurs silencieux qui ressentent la même difficulté et qui ne l’exprimeront pas, par timidité, par respect pour vous, par facilité ou par fuite. Il est souvent plus simple de ne rien dire que de prendre le risque d’un affrontement. Et dans de nombreux cas, ils quitteront silencieusement votre association.

Alors comment recueillir ces remarques ?

Je lance par mail à nos adhérents (120 personnes) un sondage « typeform » en 4 ou 5 questions. Le temps pour le préparer est très court (30 minutes), l’accès à l’outil simple, le coût raisonnable (25€ pour 100 réponses) et il prend 1 minute aux adhérents pour le remplir. Important (capital) : il doit être parfaitement ANONYME.

Les pistes de progrès que ces réponses nous ont apportées sont importantes.

Si vous voulez aller plus loin, il peut être intéressant de sonder particulièrement :

Mettre en place une documentation irréprochable.

Le point fondamental pour moi est la qualité et l’exhaustivité des documents de gestion de l’association. Il répond à 3 enjeux :

Lorsque j’ai pris mes fonctions en 2020, mon prédécesseur m’a laissé une documentation papier exhaustive et toutes les informations et l’historique de gestion administrative y étaient classés. En pleine période COVID, il m’a particulièrement expliqué les éléments de gestion de notre dossier d’indemnisation de chômage partiel qui représentait un fort enjeu pour nous.

La documentation informatique était par contre rudimentaire. Pas classée, gérée par plusieurs personnes, à différents endroits et peu partagée. J’ai progressivement basculé la totalité sur un cloud et inciter tout le monde à travailler en fichier partagés (nous reviendrons sur la partie finance sur les solutions pour bénéficier de ces solutions à coûts réduits).

Préparer sa succession

Votre association a un président formidable !

Bien sûr, c’est vous.

Mais pour combien de temps ? Il existe des présidents en poste depuis des dizaines d’années et d’autres associations qui en changent très régulièrement. Les 2 fonctionnements ont des vertus, ce n’est pas l’objet de notre article.

Mais vous ? Quand vous déciderez d’arrêter, qui prendra la succession ? Est-ce à vous de l’imaginer ou de la préparer ?

Le CNOSF lors d’une intervention récente nous préconisait d’y penser longtemps à l’avant et de préparer la succession.

Ma conviction est que ce n’est pas mon rôle de « choisir » mon successeur mais qu’il est de mon devoir de m’assurer que le renouvellement générationnel au sein du bureau est actif et que les conditions pour qu’un successeur naturel apparaisse soient réunies. Vous pouvez décider d’être acteur de cette transition en ayant choisi ou contribué au choix de votre successeur. Vous pouvez aussi choisir de ne pas vous impliquer en considérant que « la nature a horreur du vide » et que lors de votre départ, un nouveau président sera élu. En effet, vous n’avez pas de voix plus forte que n’importe quel autre membre de l’association. Pourquoi devriez vous vous impliquer plus fortement ?

Dans tous les cas, une gestion saine et collaborative de votre association permettra une transition douce quel que soit votre choix. Là où votre rôle est essentiel, c’est dans la qualité du transfert, qu’il soit écrit ou oral pour permettre à votre successeur de prendre la suite dans de bonnes conditions.

S’effacer en partant

Mon prédécesseur a choisi de s’effacer très rapidement lorsque je suis devenu président de l’association. Il a quitté tous les sites internet auxquels il avait accès (banque, gestion administrative …), s’est retiré des échanges avec les tierces parties de l’association après m’avoir présenté et s’il est resté membre du bureau, il s’est ostensiblement abstenu de commentaires ou de références au passé lors de ma prise de fonction.

Il m’a dit se tenir à ma disposition si besoin (et il l’a été quand ce fut nécessaire) mais n’est jamais intervenu sans ma demande.

C’est un confort exceptionnel qu’il m’a procuré et que je me suis promis de donner à mon successeur.

Devenir président d’une association ne vous en rend pas propriétaire et ne vous donne aucun droit à l’issue de votre mandat. Le prochain président choisira d’incarner le poste différemment de vous, avec ses qualités propres et sans doutes des méthodes ou des choix qui ne vous conviendront pas. Puisque vous lui avez laissé la totalité des informations, qu’il a été élu par les membres, laissez le prendre son poste à sa manière et effacez vous.

Il fera différemment, c’est certain. Mais il ne fera pas moins bien, j’en suis sûr.

Si vous n’avez pas la chance que j’ai eu d’avoir un prédécesseur aussi conscient de cette posture nécessaire, je vous invite à endosser pleinement votre costume de président d’association et d’exiger cordialement mais fermement cette liberté d’action.