financer association est un vrai challenge
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Financer son association

Financer une association : leviers et possibilités

Quelle que soit sa taille et sa mission, une association a des besoins de financement. Pour son activité propre, pour défrayer ses membres, les coûts de gestion, d’assurances, de locaux … Une association doit pouvoir compter sur un revenu régulier et se constituer des réserves de sécurité minimales pour être serein.

Souvent grâce au travail d’un trésorier, l’association fait voter en assemblée générale un budget prévisionnel et le bilan de l’année passée. Bien mais pas suffisant !

Nous n’allons pas décrire dans cet article comment constituer les documents du budget et du bilan mais nous attacher à comprendre comment générer des entrées d’argent et pouvoir éviter d’en dépenser inutilement. Il existe énormément de ressources sur le net permettant de gérer administrativement son association et sa comptabilité, ce n’est pas l’objet de l’article. Un site comme associatheque offre une base de connaissances légales importantes.

Notons tout de même un outil absolument essentiel, comme pour une entreprise : le plan de trésorerie. Souvent sous la forme d’un simple tableur, il permet de noter précisément toutes les entrées et sorties d’argent à venir par date et de déduire en permanence l’état de vos comptes. L’apparition d’un solde négatif prévisionnel est une alerte forte nécessitant une action immédiate. En effet, les souplesses bancaires pour une association vont être limitées. Et c’est le rôle du trésorier de prévenir l’association et de s’assurer que le plan d’action est cohérent.

Principales entrées d’argent

De combien avez-vous besoin ?

Je suis toujours surpris de constater que certains dirigeants ne savent pas estimer grossièrement en quelques instants les besoins de financement de leur association, y compris une petite association. C’est pourtant le point de départ essentiel. Et nul besoin de grand tableur Excel compliqué pour commencer. Faisons des arrondis !

On va choisir « d’oublier » pleins de coûts à cette étape.

Des coûts au niveau du bar mais compensés par les ventes. On oublie.

Votre équipe achète du matériel en gros que vous revendez au détail à vos adhérents. On oublie. etc.

Vous payez des cotisations sur les licences ? On oublie aussi à cette étape. Ce qui vous importe, ce sont les coûts qui n’ont pas de revenu associé et donc que vous devez financer.

3 questions à se poser :

  • Quels sont les coûts fixes de mon association et qui ne sont pas compensés par un revenu ?
  • Quels sont les coûts variables liés à mon activité ?
  • Ponctuellement, quels sont les projets que je souhaite mener ?

Les coûts fixes sont évidemment les premiers à lister. Ce sont les coûts que vous aurez quel que soit le niveau d’activité de votre association. Vous aurez envie qu’ils soient couverts par des revenus certains. Exemple : loyers, salaires, frais bancaires et assurance, adhésion à une fédération, abonnements divers … la liste dépendra de chaque association.

Les coûts variables vont eux dépendre de votre niveau activité. Frais de déplacement de vos adhérents, matériel (selon votre activité, cela peut être fixe), …

Avec ces calculs rapides, de tête et en quelques secondes, on peut comprendre les besoins principaux et l’ordre de grandeur. Maintenant, au trésorier d’affiner tout ça !

Subventions

Votre activité associative est très certainement éligible à des subventions et elles sont à regarder auprès de différentes instances. C’est une nébuleuse d’opportunités, (et avouons-le un dédale administratif) à laquelle un membre (trésorier ou président souvent) pourra être affecté. Selon la nature de votre activité, vous pourrez bénéficier du support d’une fédération ou être livré à vous-même. Citons :

  • Votre commune et communauté de communes ou agglomération
  • Le département
  • La région
  • L’état
  • Les agences (ANS par exemple)

Ces aides ne sont parfois pas cumulatives (commune et agglomération souvent par exemple) ou au contraire dépendant les unes des autres. Je vous conseille de commencer par l’échelon le plus proche de vous. Ces contacts de proximité sont bienveillants, habitués à ces démarches et de bons conseils pour la suite. Ils pourront aussi vous mettre en relation avec les autres associations de votre commune ou agglomération qui vont connaître les bonnes habitudes.

J’ai par exemple découvert grâce à ma commune que je pouvais faire des demandes de subvention aux communes alentours si des adhérents y résidaient. La démarche était très proche (mais indépendante) et nous a permis de bénéficier de subventions de 4 communes différentes, chacune possédant ses critères propres.

Attention aux plannings ! Chaque demande de subvention suit son agenda propre et quand ce n’est plus l’heure … Soignez vos présentations et courriers. Ils reçoivent beaucoup de documents et dossiers. Ceux qui sont bien présentés et complets sont forcément mieux évalués. L’originalité est secondaire, réutilisez les formats qui ont fonctionné.

Cotisations des adhérents

Adhérer à une association se fait par choix et rentre dans les activités de loisir. Et un loisir, ça coûte de l’argent. Donc, demander une adhésion à tous vos adhérents est normal. Evidemment, certaines associations (notamment à caractère caritatif ou demandant un fort investissement aux adhérents) feront exception mais ce n’est pas systématique.

Si votre association est adhérente à une fédération (majorité des cas sportifs), vous aurez à payer une cotisation sur chaque licence. Bref, le coût dépensé par le licencié ne revient pas dans vos poches en totalité. Dans le cas de l’association que je préside, c’est environ 45% qui est reversé.

Nous avons convenu au sein de notre bureau que les adhérents devaient contribuer à 30% des recettes, cela nous permet de fixer le tarif de l’adhésion avec un critère constant. Masi d’autres questions vont se poser :

  • Faut-il un tarif différent selon l’âge ?
  • Un tarif famille ?
  • Selon le niveau de ressource du foyer ?
  • Avez-vous des ventes additionnelles à l’adhésion qui justifieront de revenus complémentaires ?

Ces questions amèneront des réponses différentes selon les associations. L’important est la lisibilité et la cohérence de votre grille tarifaire. Voir son adhésion doubler à son 18ème anniversaire est souvent plus préjudiciable que de payer un peu plus cher tous les ans. Notre association sportive a choisi d’avoir uniquement 2 tarifs sur la licence de base (tarif 1 : Jeunes et Loisirs – Tarif 2 : Compétition adulte).

C’est simple et lisible. A côté, nous adoptons une dégressivité famille sur les ventes complémentaires (stages …) et des facilités de paiement pour ceux qui le demandent. Informez-vous des dispositifs d’aide pour vos adhérents (Pass’Sport, aides régionales ou départementales …) qui permettent de baisser le coût pour l’adhérent sans impacter vos finances.

Mécènes

Etre mécène d’une association, c’est lui verser un don sans en attendre de contrepartie. Il est toléré un affichage de la marque par l’association mais il n’est pas possible de faire de promotion active des produits ou services de celle-ci. L’état accepte alors de déduire du résultat fiscal de l’entreprise (son « IS »), 60% du don. Selon la nature de votre association, vous pouvez bénéficier de ce dispositif qui est réglementé et plafonné pour les entreprises. Vous aurez alors à éditer un cerfa que vous enverrez à l’entreprise et que vous déclarerez en fin d’année en préfecture.

Le plus souvent, le mécène n’attendra rien de son don ou simplement que son image soit positivement associée à votre activité. Il en fera parfois un élément de communication interne à son entreprise ou auprès de clients existants.

De votre côté, vous n’avez aucune obligation autre que l’émission du Cerfa.

Un mécène qui vous demanderait de promouvoir activement sa marque, de lui apporter des prospects … se mettrait hors la loi. Ne mélangez pas mécénat et sponsoring!

Sponsors

Etre sponsor d’une association, c’est lui verser une somme contre une contrepartie. Cette contrepartie fait souvent l’objet d’un contrat régissant les obligations réciproques. Vous n’avez rien à déclarer.

Le sponsor attendra un retour sur son investissement. Soit sous forme d’opportunités commerciales directes ou de gain d’image et de notoriété. Donc, le sponsor pourra être exigeant et conditionner ses versements à l’atteinte d’objectifs décrits au contrat. C’est de fait une relation commerciale que vous avez tissé avec lui avec ses points positifs et ses tensions possibles.

Comment attirer un sponsor ou un mécène ?

Dans beaucoup de cas, les leviers sont sensiblement les mêmes pour financer son association avec le mécénat ou le sponsoring.

Qui va accepter de vous verser de l’argent pour n’avoir sans doute aucun retour sur investissement ? Personne … et si finalement, pas mal de monde si vous vous y prenez bien :

  • vos fournisseurs (banque, assureurs, matériels spécifiques) qui ont des budgets dédiés au sponsoring sportif
  • les commerçants, hôtels, restaurants auprès desquels vous et vos adhérents sont clients
  • les employeurs de vos adhérents
  • certains adhérents directement s’ils sont en position de prendre ce type de décision
  • les grandes entreprises géographiquement proches

Un commerçant auprès de qui je suis client m’a dit qu’il recevait 2 demandes de sponsoring par semaine. Et j’habite dans une petite commune (avec un fort dynamisme associatif). Ils sont sur-sollictés et ne donneront qu’à peu d’associations. Comment être de ceux-là ?

Tout d’abord en allant demander !

Cela va sans dire mais disons-le tout de même. Et idéalement, en demandant plusieurs fois et par plusieurs personnes différentes. N’oubliez pas, on n’achète rarement quoi que ce soit au premier contact. Souvent, c’est après plusieurs contacts, idéalement différents, que l’on se décide.

Envoyer des mails donne l’illusion d’avoir mené une démarche. C’est, par contre, complètement inutile. Soyez-en convaincu, le taux de succès est proche de 0. Conclusion, il faut pousser la porte et c’est pour cela que la proximité paye.

En racontant une histoire

« Bonjour madame, auriez vous des sous à donner à notre association de belote ? » ne suscitera pas un énorme taux de réponse positive.

« Bonjour madame, notre association participe à éviter l’isolement des personnes âgées par le jeu (principalement la belote). Nous proposons à nos membres des échanges intergénérationnels et avons besoin de financement pour financer notre activité adaptée à ce public particulier et l’aider à venir jusqu’à nos lieux de rencontres. Notre association recherche des mécènes (sous forme de don déductible à 60% de votre IS) à partir de 200€ par an même si certains donateurs sont plus généreux. Pouvez-vous nous aider ?« . Ce ne sera pas un succès assuré à 100% non plus. Mais ce sera mieux.

Racontez une belle histoire, et adaptez-la à votre interlocuteur. Certains seront passionnés par votre équipe au porte du national, d’autres aimeront votre section retraité ou handicap. En somme, vendez-leur ce qu’ils sont prêts à acheter.

Utilisez vos projets en cours, il est plus simple de demander un sponsoring pour un évènement majeur ou pour une refonte de maillots que pour payer vos charges fixes. Nos derniers jeux de maillots ont été plus que couverts par nos sponsors et j’ai attendu de vendre la dernière épaule avant de lancer la fabrication bien que le coût était déjà amorti.

Et surtout, n’attendez pas d’avoir besoin ! Mener cette démarche avec le stress d’une trésorerie défaillante ou un projet menacé n’est pas gage de succès.

Mettez en place une stratégie

Une première réunion en petit effectif me parait essentielle :

  • Quelle histoire mettons-nous en avant ? (le pitch)
  • Quelles entreprises allons-nous adresser ? (une liste dans un tableur excel)
  • Avons-nous besoin d’un support ? (flyer par exemple sous Canva)
  • Qui prend en charge quel prospect ?
  • Combien demandons nous ?

A partir de cette réunion, vous allez pouvoir diffuser le message dans votre association et lancer les hostilités.

Impliquez vos adhérents

Nous avons réalisé sous Canva un flyer recto-verso. Si vous ne connaissez pas, vous avez un adhérent qui connaît. C’est l’outil numéro 1 des étudiants et de tous ceux qui veulent faire des visuels rapides.

Nous en avons imprimé une centaine d’exemplaires et distribué aux adhérents motivés. Ca ne sert à rien de le déposer dans les boites aux lettres des entreprises. A rien du tout. Mais cela donne un prétexte à vos adhérents (pour la plupart pas commerciaux) pour discuter. Si le contact est bon, ils pourront remonter l’information à la personne en charge dans votre association qui transformera l’essai à court sûr.

Pensez long terme

Est-il plus pertinent de demander 400 € maintenant ou 100 € par an pendant 4 ans ? Mon prospect me dit être intéressé mais il n’a pas les moyens cette année. Autant de cas de figure qui doivent vous inciter à penser long terme. Un commerçant qui vous verse 100 € par an tous les ans gardera l’habitude.

Il vous sera également toujours possible d’aller le voir pour un autre sujet. Il vous donne 100 € par an mais peut-être est-il intéressé pour ajouter 200 € cette année sur un projet particulier.

Vous avez décidé de mettre l’affichage sur votre site internet à 300 € par an mais un prospect vous dit qu’il n’a pas les moyens au delà de 180 € par an. Qu’en pensez-vous ? Pour moi aucune hésitation, vous serez très heureux d’afficher son logo pour cette somme. Vous êtes une association, pas une entreprise commerciale, soyez heureux de voir contribuer des entreprises à votre activité et ne faites pas la fine bouche. C’est déjà un succès !

Editer la facture

Il existe désormais des sites gratuits tels que facture.net qui permettent d’éditer gratuitement des factures professionnelles. La crédibilité de votre démarche sera renforcée. N’oubliez pas qu’un accord oral d’un prospect ne se transforme en vente que dans 90% de cas environ. Ne perdez pas de chances avec un closing peu professionnel pour financer une association.

L’organisation d’évènements

C’est sur ce sujet que je vois le plus de variétés et de maîtrise de la part des associations. Des clubs de foot organisant des tournois de palet. D’autres associations par exemple de parents d’élève des marchés de Noël. Ou des tournois de belote, des vides-greniers, des lotos, des tombolas …

Une fois que vous avez trouvé votre martingale, allez-y !

Je considère par contre que beaucoup d’associations négligent les points précédents et se lancent tout de suite dans ce type d’organisation. Comparé aux autres points, le risque est parfois élevé, l’organisation lourde et le nombre de bénévoles à mobiliser important. Engagez-vous dans cette démarche avec des personnes compétentes et motivées. Organiser un loto par exemple nécessite de la communication, une grande salle et de prévoir les lots avant toute certitude de revenus. Pire, organiser un vide-grenier sans expérience du placement le matin à 6h est particulièrement glissant.

C’est par contre un très bon test de sa capacité à mobiliser ses adhérents. On en parlera dans un prochain article.

La vente de votre passion

Vous êtes sans doute le mieux placé pour avoir l’idée de la forme à donner.

Votre association de photographie peut vendre ses œuvres ou monnayer ses interventions locales. Votre entraîneur qui a du temps libre peut faire des interventions en entreprise. Vous pouvez créer du contenu pointu et le distribuer sur internet ou physiquement contre compensation.

Votre passion vous a donné une expertise dans un domaine, d’autant plus que vous formez un collectif. On est en effet plus intelligents à plusieurs. Construire un contenu de qualité contre rémunération prendra du temps, par contre, ce peut être un beau projet.

Pouvoir bénéficier de prestations ou services gratuits

Pour financer son association, on peut aussi faire des économies !

Solidatech

Solidatech est un organisme qui vise à faire progresser les associations sur le plan numérique. Equipements, logiciels, abonnements, formations, vous pouvez obtenir ces services et produits à moindre coût voire gratuitement après que votre association ait été reconnue. La démarche est simple et ce qui est proposé est bien adapté aux associations.

J’ai pu voir grâce à eux par exemple que Microsoft propose gratuitement 10 licences Office 365 gratuites. Cela permet de bénéficier de toute la suite office pour son association et d’avoir des adresses mails professionnelles. Sans cette offre, le coût est de plusieurs centaines d’euros par an. Et c’est beaucoup plus crédible d’avoir une adresse : president@monassociation.fr plutôt que arnozozo44650@gmail.com dans vos relations avec l’extérieur.

Cela m’a aussi fait découvrir des logiciels par exemple que je connaissais pas et qui s’avèrent très utiles dans la gestion de l’association.

HelloAsso

On ne présente plus HelloAsso. C’est simplement génial. Plateforme qui s’enrichit régulièrement de contenus pertinent. Et elle est agréée agréee ESUS (Entreprise solidaire d’utilité sociale), ce qui ne gâche rien.

Cette plateforme de paiement et de partage vous permet de gérer vos adhésions, vos billetteries, vos dons, vos ventes gratuitement et simplement. Créer un compte est simplissime et la gestion au top.

C’est lors de l’achat (ou du don) que la plateforme demande un soutien financier à celui qui achète, soutien qui est facultatif.

Bref 20/20. Vous ne pourrez plus vous en passer.

Les écoles

Il existe de plus en plus d’écoles diplômantes de Bac+2 à Bac+5, écoles de design, de commerce, spécialisées ou non qui ont dans leur cursus des projets, des stages découvertes, des missions à réaliser. Souvent, les professeurs de ces écoles doivent inventer des cas fictifs pour permettre aux étudiants de se rapprocher de la réalité. Ils seront très heureux si vous leur amenez des cas réels ! Refonte graphique, site Web, design et affichage dans la salle, recherche de sponsors. J’ai même proposé à un groupe de prendre en charge la réalisation d’un évènement.

Grâce à ce levier, vous pourrez à moindre coût (en tous cas très éloigné des coûts d’un professionnel) développer votre association.

Ces étudiants vous apporteront un service, vous vous devez de leur apporter un apprentissage. Alors vous devrez vous comporter comme un client (bienveillant), être réactif et ouvert à leurs demandes et tolérant sur les résultats, ils sont étudiants. Et n’oubliez surtout pas quand c’est le cas de les créditer de leurs travaux.

Au delà de l’objectif recherché, je vous assure que vous apprendrez des choses, que vous rencontrerez des gens formidables et vous découvrirez des bénévoles motivés pour encadrer ces travaux.

Il est assez simple de se mettre en relation avec ces écoles sous Linkedin ou via les étudiants (ou parents) de votre association. En quelques messages polis, vous trouverez rapidement les bons contacts.

Les compétences de vos adhérents

Tous vos adhérents ont un métier, en ont eu un (les retraités), en auront un (les jeunes notamment les étudiants). Bien connaître ses adhérents, c’est aussi détecter des compétences que vous pourrez solliciter parfois.

Ne comptez pas sur eux pour se manifester spontanément. Il arrive bien des fois qu’ils ne se reconnaissent pas eux-mêmes comme compétents sur le sujet que vous recherchez. N’oubliez pas que vous êtes une association et que votre niveau d’exigence est raisonnable. Un jeune à l’aise en informatique saura tout à fait créer et administrer des boîtes mails, éditer un site internet et gérer une page Facebook sans être administrateur réseau ou webmaster. Evidemment, tous vos retraités bricoleurs pourront tout à fait réparer votre matériel, faire de petits travaux sans solliciter un artisan.

Annoncez régulièrement les projets que vous avez en tête et les compétences dont vous auriez besoin. Puis, proposez ces projets à certains et sondez les. Vous aurez de magnifiques surprises.

Le réseau de vos adhérents

Là encore, vos adhérents ont un réseau professionnel qu’il faut utiliser. Et c’est une bonne communication qui vous permettra de le toucher. Par exemple, en posant des questions, en communicant au plus grand nombre, en citant les réussites d’un membre, vous provoquerez des idées et des mises en relation qui permettront d’aboutir à du mécénat.

Prenons l’exemple d’un club de Basket, votre équipe féminine U15 a besoin de nouveaux maillots. Coup de chance ! Le père d’une des membres de l’équipe est très ami avec un entrepreneur local. Mais ce père a 3 enfants et chaque enfant est présent dans deux associations (sportives et culturelles). Quelle est votre chance que le père aille défendre l’idée de payer le jeu de maillots auprès de son ami entrepreneur.

Pour cela, il faut que :

  • le père connaisse le besoin d’avoir un jeu de maillot pour l’équipe de sa fille
  • il ait envie de défendre le projet de maillot et donc qu’il puisse en parler et en être convaincu
  • ce projet soit plus motivant que les autres projets dont vont lui parler les 5 autres associations auxquels ses enfants sont adhérents

Bref, un mot à l’AG en disant : « on pense refaire les maillots cette année, n’hésitez pas à me dire si vous connaissez des sponsors » ne sera clairement pas suffisant.

Conclusion

Financer son association est vital, souvent stressant pour les dirigeants mais les leviers pour réussir sont multiples. Etre convaincu de sa passion, de son projet et sa viabilité vous permettra de le défendre au mieux pour obtenir des subventions ou convaincre des mécènes. Ce sera également votre meilleur atout pour donner aux adhérents l’envie de vous accompagner pour financer une association.

Qui sont vos concurrents ? comment se comportent les associations à proximité avec une activité comparable ? En effet, vous ne pouvez pas être en écart avec elles, ni trop bas (on va considérer votre offre de service comme moins bonne) ni trop haute (trop cher !!!). Par contre, de bonnes idées à prendre ou des échecs à ne pas reproduire pour financer une association !

A propos de l’auteur : Stéphane Maisonneuve (43 ans) est le président de la Pazenaise Tennis de Table depuis 3 ans. Dans la vie professionnelle, manager de transition en direction opérationnelle et commerciale dans le secteur des services aux entreprise.

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